Conditions Générales d’Utilisation

Service, éditeur et acceptation

Les présentes conditions d’utilisation (les « Conditions ») encadrent l’utilisation du service CVlize (le « Service »), édité par CVlize, auto-entreprise dont l’adresse est communiquée sur demande à procvlize@gmail.com (l’« Éditeur » ; voir les Mentions légales). Le Service permet à un recruteur de créer des campagnes de recrutement, d’y déposer des CV, de les faire analyser par une IA au regard d’une grille de critères pondérée qu’il définit, puis de consulter et d’exporter un classement expliqué.

Le Service est réservé aux professionnels. L’utilisateur qui crée un compte (le « Recruteur ») agit pour les besoins de son activité ou pour le compte de l’organisation qui l’emploie, qu’il déclare être habilité à engager. La création d’un compte vaut acceptation des Conditions ; les achats sont en outre régis par les Conditions générales de vente.

Compte et accès

L’inscription se fait avec une adresse e-mail et un mot de passe, ou via un fournisseur d’identité (Google, Microsoft). Le Recruteur fournit des informations exactes et préserve la confidentialité de ses identifiants ; toute action réalisée depuis son compte est réputée effectuée par lui. Il signale sans délai toute utilisation non autorisée à procvlize@gmail.com.

Les crédits offerts à la confirmation de l’adresse e-mail sont attribués une seule fois par adresse (hors adresses jetables). La création de comptes multiples pour en bénéficier plusieurs fois est interdite.

Disponibilité : le serveur d’analyse fonctionne du lundi au vendredi de 9 h à 18 h (heure de Paris) ; en dehors de cette plage, seuls les abonnés peuvent le réveiller à la demande. Des interruptions pour maintenance peuvent intervenir.

Fonctionnement de l’analyse par IA

Pour chaque campagne, le Recruteur définit une grille de 1 à 10 critères dont les poids totalisent 100 points. Chaque CV reçoit, pour chaque critère, des points assortis d’une justification ; la note sur 100 est la somme de ces points. L’anonymisation des CV avant notation est activée par défaut.

Conservation : les CV, la fiche de poste, les résultats et l’export de chaque campagne sont supprimés automatiquement 30 jours après la création de la campagne (au plus tard 24 heures après l’échéance des 30 jours) ; ce délai n’est pas réglable et la clôture ne le prolonge pas. La date de suppression est affichée dans le Service ; il appartient au Recruteur d’exporter son classement avant cette date.

Le Recruteur est informé et accepte que :

• les résultats peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations, notamment pour les documents de mauvaise qualité, les mises en page complexes ou les parcours atypiques ;
• l’anonymisation est réalisée au mieux et peut laisser subsister certaines informations personnelles ;
• le Service est une aide à la présélection : il ne prend aucune décision et ne constitue pas un conseil juridique ou en ressources humaines ;
• la pertinence des résultats dépend directement de la qualité de la grille définie par le Recruteur.

Obligations du recruteur

Responsable du traitement des données des candidats, le Recruteur s’engage à :

• Informer les candidats, avant le traitement, de l’utilisation d’un outil d’aide à la présélection fondé sur l’IA, de sa finalité, de la durée de conservation de leurs données, de leurs droits et du fait que la décision est prise par une personne (articles 13 et 14 du RGPD, articles L1221-8 et L1221-9 du Code du travail) ; informer, le cas échéant, le comité social et économique (article L2312-38 du Code du travail).
• Disposer d’une base légale et d’une finalité déterminée : n’utiliser le Service que pour un recrutement réel, avec des CV obtenus licitement (candidatures reçues, CVthèques utilisées conformément à leurs conditions).
• Ne définir aucun critère discriminatoire, ni directement ni indirectement : aucun critère fondé sur l’un des motifs prohibés par l’article L1132-1 du Code du travail (notamment l’origine, le sexe, l’âge, la situation de famille, la grossesse, l’apparence physique, le nom, le lieu de résidence, l’état de santé, le handicap, les convictions ou les activités syndicales), ni sur un indicateur qui en tiendrait lieu. Le moteur d’analyse neutralise les critères manifestement discriminatoires qu’il détecte, ce qui ne décharge pas le Recruteur de sa responsabilité.
• Exercer un contrôle humain : confier l’examen des résultats à des personnes compétentes, vérifier les justifications, consulter les CV originaux en cas de doute, et ne jamais rejeter une candidature sur le seul fondement de la note.
• Minimiser les données : ne déposer que les documents nécessaires au recrutement, ne pas y joindre de pièces d’identité, de numéros de sécurité sociale ou de données de santé, conserver l’anonymisation sauf besoin justifié, supprimer sans attendre l’échéance de 30 jours les campagnes devenues inutiles, et appliquer sa propre durée de conservation aux exports qu’il télécharge.
• Respecter ses autres obligations, notamment la tenue de son registre des activités de traitement et, lorsqu’elle est requise, la réalisation d’une analyse d’impact (article 35 du RGPD), ainsi que celles qui lui incombent en tant qu’utilisateur d’un système d’IA à haut risque au sens du règlement (UE) 2024/1689.

Accord de sous-traitance (article 28 du RGPD)

Le présent article constitue l’accord de sous-traitance conclu entre le Recruteur (responsable de traitement) et l’Éditeur (sous-traitant) pour les données des candidats.

• Objet et durée : analyse et classement de candidatures pour les campagnes du Recruteur, pendant 30 jours à compter de la création de chaque campagne.
• Nature des opérations : stockage, extraction du texte, anonymisation, notation, classement, export, suppression.
• Données et personnes concernées : contenu des CV et des fiches de poste, résultats d’analyse et annotations ; candidats et, le cas échéant, personnes citées dans les documents.
• Instructions : l’Éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du Recruteur, constituée par les présentes Conditions et les paramètres de chaque campagne ; il l’informe si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.
• Confidentialité et sécurité : les personnes autorisées sont soumises à la confidentialité ; les mesures de sécurité sont décrites dans la Politique de confidentialité.
• Sous-traitants ultérieurs : le Recruteur autorise le recours aux prestataires listés dans la Politique de confidentialité ; tout changement lui est notifié au moins 30 jours à l’avance et il peut s’y opposer en mettant fin à l’utilisation du Service. Aucun fournisseur d’IA tiers n’intervient.
• Assistance : l’Éditeur aide le Recruteur à répondre aux demandes d’exercice des droits, à réaliser son analyse d’impact et à respecter ses obligations de sécurité.
• Violation de données : notification au Recruteur dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après sa découverte, avec les informations utiles.
• Fin du traitement : suppression automatique 30 jours après la création de chaque campagne, ou à la suppression du compte si elle intervient avant ; le Recruteur peut récupérer les résultats par export avant cette date.
• Audit : l’Éditeur met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet des audits raisonnables, sur demande écrite préalable.
• Aucune réutilisation : les données ne sont jamais utilisées pour entraîner un modèle d’IA ni à d’autres fins que l’exécution du Service.

Usages interdits

Il est interdit :

• d’utiliser le Service à d’autres fins que le recrutement (profilage commercial, surveillance de salariés, constitution ou revente de fichiers) ;
• de déposer des contenus illicites, des fichiers malveillants ou des documents obtenus sans droit ;
• d’insérer dans les documents des instructions destinées à manipuler l’analyse ;
• de contourner les limites du Service, le décompte des crédits ou les mesures de sécurité, ou de créer plusieurs comptes pour cumuler les crédits offerts ;
• d’accéder au Service autrement que par les interfaces prévues, ou d’en extraire massivement le contenu ;
• d’utiliser le Service pour développer un service concurrent.

Propriété intellectuelle

Sur le Service

Le Service (logiciels, interfaces, textes, marques, logos, modèles de grilles de critères) est protégé et reste la propriété de l’Éditeur ou de ses partenaires. Le Recruteur bénéficie d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de son compte.

Sur les contenus du Recruteur

Le Recruteur conserve ses droits sur les documents déposés, ses grilles et ses résultats. Il concède à l’Éditeur le seul droit de les héberger et de les traiter pour exécuter le Service.

Durée, suspension, responsabilité

Les Conditions s’appliquent pendant toute la durée d’existence du compte. Le Recruteur peut demander à tout moment la suppression de son compte ; ses campagnes, CV et résultats sont alors supprimés. L’Éditeur peut suspendre ou clôturer un compte en cas de manquement aux Conditions, notamment en cas d’usage discriminatoire, de fraude ou de risque pour la sécurité.

Responsabilité : l’Éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Le Recruteur est seul responsable des documents qu’il dépose, des critères qu’il définit, de l’information des candidats et de ses décisions de recrutement. La responsabilité de l’Éditeur est limitée dans les conditions prévues par les CGV.

Données personnelles : voir la Politique de confidentialité.

Modification et droit applicable

L’Éditeur peut faire évoluer le Service et les Conditions. Les modifications importantes sont notifiées par e-mail ou dans le Service au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur ; la poursuite de l’utilisation après cette date vaut acceptation.

Les Conditions sont soumises au droit français. Les litiges relèvent des juridictions désignées dans les CGV. La nullité d’une clause n’affecte pas les autres.